Política básica para la protección de la información personal del cliente

Toyota Motor Corporation (en lo sucesivo, la “Empresa”) ha establecido su propia política básica para la protección de la información personal del cliente, como se explica a continuación, según su creencia de que una empresa tiene una responsabilidad social importante de cumplir con la Ley de protección de la información personal de Japón (en lo sucesivo, “Ley PIP”) y de gestionar de manera adecuada toda la información perteneciente a los clientes en relación con su nombre, domicilio, número de teléfono, correo electrónico, etc., por medio de la cual tal cliente puede ser identificado (en lo sucesivo, “información personal”).

1. Obtención de la información personal

Al momento de obtener cualquier Información Personal, la Empresa identificará el propósito del uso de tal información y llevará a cabo su recopilación en la medida en que resulte necesaria, de una manera lícita y justa.
Cuando un cliente se ponga en contacto con nuestro “Centro de Ayuda al Cliente” mencionado a continuación (en lo sucesivo, “Centro de AC”), toda comunicación será grabada para confirmar los detalles.
Además, la Empresa ha adoptado un sistema de visualización numérica para poder devolver las llamadas a los clientes para realizar un seguimiento en caso de ser necesario. Apreciamos su comprensión sobre este asunto.

2. Manejo de la información personal

1) Uso para el fin previsto

Nunca usaremos ninguna información personal obtenida conforme a la Sección 1 anterior para un propósito distinto del fin previsto sin obtener un consentimiento previo del cliente relevante.
La información personal obtenida por la Empresa debe usarse solo para los siguientes propósitos:

  1. Cuando se introduzca de una manera comercial cualquier producto, servicio, etc. proporcionado por la Empresa
  2. Cuando se lleve a cabo una encuesta a través de un cuestionario para permitir que la Empresa realice planificaciones, investigaciones y desarrollos, mejoras de calidad o desarrollo de cualquier medida para mejorar la satisfacción del cliente, etc.
  3. Cuando se lleven a cabo planificaciones, investigaciones y desarrollos, mejoras de calidad o diagnóstico de fallas, etc.
  4. Por cualquier otro motivo identificado cuando se obtenga la información personal relevante
  5. Cuando se exija el cumplimiento de cualquier disposición de las leyes y regulaciones aplicables, o de cualquier notificación o pauta gubernamental, etc.
    Cuando la Empresa deba proporcionar información a un cliente a través de un vendedor de Toyota, la Empresa le proporcionará a tal vendedor de Toyota cualquier información personal relevante
  6. Tras la recepción de una consulta de un cliente por medio del Centro de AC, y con el objetivo de permitir que la Empresa tome la medida más adecuada y proporcione la información personal relevante, si se requiere, al vendedor de Toyota o al socio comercial de la Empresa relevantes (en lo sucesivo, denominados de manera conjunta como “Terceros”) por vía telefónica, por escrito o a través de medios electrónicos, etc., siempre que tal información personal no deba proporcionarse siempre que un cliente relevante lo solicite.
    *Elementos que pertenecen a la información personal que debe proporcionarse:
    nombre, domicilio, edad, número de teléfono e información del vehículo del cliente, y cualquier otra información relacionada con la descripción de asesoramiento del cliente.

2) Proporción de cualquier información personal a terceros

La Empresa no debe proporcionar ninguna información personal obtenida conforme a la Sección 1 anterior a terceros sin obtener el consentimiento previo del cliente relevante, excepto para proporcionar esa información de conformidad con los puntos 5 y 6 de la Subsección 1 de la Sección 2 anterior, siempre que la Empresa proporcione cualquier información personal a cualquier subcontratista en la medida en que resulte necesaria para lograr la finalidad de uso allí descrito.
Incluso en tal caso, la Empresa debe pedirle al contratista relevante que gestione la información personal relevante de manera adecuada, y la Empresa controlará el uso de esta información por parte de tal contratista de manera adecuada.

3) Control adecuado de la información personal

La Empresa debe implementar medidas de seguridad de manera adecuada para evitar que se acceda a cualquier información personal de manera no autorizada o que dicha información se pierda, se dañe, se altere o se filtre, etc. Además de proteger la información personal, la Empresa se esforzará por promover actividades, incluidas la capacitación y la educación regular de sus empleados, quienes deben manejar toda la información personal.

3. Consultas, etc.

Cualquier cliente puede, mediante los procedimientos establecidos de la Empresa, solicitar que la Empresa divulgue cualquier información personal que haya sido almacenada por la Empresa y que pertenezca a tal cliente. Cuando un cliente solicite a la Empresa que divulgue su propia información personal en propiedad de la Empresa, se solicitará que tal cliente dirija su solicitud al Centro de AC.
El Centro de AC estará dispuesto a resolver cualquier consulta o inquietud relacionada con la información personal, incluso cuando un cliente solicite realizar una corrección, interrumpir el uso o eliminar cualquier información personal. En cualquier caso, todas las consultas o inquietudes de un cliente deben gestionarse de conformidad con la intención de la Ley PIP de una manera adecuada.

Punto de contacto para un cliente en relación con el manejo de la información personal:
Centro de Ayuda al Cliente [llamada sin cargo]: 0800 - 700 - 7700 (solo para llamadas locales de Japón)
Disponible de 9:00 a. m. a 6:00 p. m.

4. Cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables y mejoras

La Empresa intentará continuar las mejoras para cumplir con las leyes y regulaciones aplicables, o con cualquier aviso y pauta gubernamental, de modo que toda la información personal pueda gestionarse de manera adecuada. Cualquier modificación de la misma se reflejará en la Política básica periódicamente.